“Wij staan aan het begin en einde van het proces”

Het takenpakket van het secretariaat Monsterontvangst is divers. “Ons team is verantwoordelijk voor verwerking van de aanvraagformulieren die - samen met de monsters - binnenkomen bij de monsterbalie”, vertelt Vincent. Zijn collega, Nicole Hanssen-Lemmens, vult aan: “Wij doen al het voorbereidend administratieve werk voordat het lab met het monstermateriaal aan de slag kan. Denk bijvoorbeeld aan: persoonsgegevens controleren, een uniek nummer aanmaken in het ziekenhuisbrede patiëntregistratiesysteem waarmee we verder kunnen in ons eigen systeem Helix, het aanvraagformulier voorzien van een onderzoeksticker en digitaal klaarzetten voor het lab, zorgen dat de stickers voor op de materialen gegenereerd kunnen worden. Het is werk dat vraagt om grote zorgvuldigheid.”

Vincent: “Het is soms best een gepuzzel, vaak ontbreken gegevens en moeten we zelf bellen of mailen voor de juiste indicatie, of het BSN-nummer van de patiënt opzoeken in ons systeem of in de GBA (Gemeentelijke Basis Administratie). We verwerken alle aanvraagformulieren in principe op de dag van binnenkomst. Wel hebben bepaalde testen voorrang, dat is afhankelijk van de test, patiënt, type materiaal en locatie waar de test plaatsvindt (Maastricht of Nijmegen). In totaal gaat het om zo’n 80 formulieren per dag, van standaardonderzoeken tot zeer complexe genetische testen. Als na enige tijd de uitslagen bekend zijn, zorgen wij voor de juiste brief of e-mail die naar de interne of externe aanvrager van de test gaat.”

Tussen de bedrijven door, rinkelt de telefoon en komen regelmatig vragen binnen via de e-mail. Nicole: “We zijn het aanspreekpunt voor de analisten en proberen ervoor te zorgen dat alles op rolletjes loopt. Aan het begin van de week maken de hoofdanalisten onze planning wie wat doet, afhankelijk van ieders competenties. Daarnaast hebben we de stilzwijgende afspraak dat - als het eigen werk af is - je een collega helpt. De secretariële taken zijn gesplitst in categorie 1 en 2. Onder categorie 1 valt het beantwoorden van de telefoon en de mailbox, evenals vragen die binnenkomen zo goed mogelijk beantwoorden of problemen oplossen. Taken in categorie 2 zijn iets eenvoudiger en bestaan uit de opbouw van de brieven en e-mails waarmee de uitslagen gecommuniceerd worden richting de aanvrager, het verzendklaar maken van monsters die worden opgevraagd door andere klinisch genetische laboratoria en het bijhouden van de uitvallijst. Dat laatste houdt in het aanvullen van onvolledige patiëntgegevens of patiënten die de NIPT (niet-invasieve prenatale test) doen en geen patiënt zijn bij het MUMC+, invoeren in het patiëntregistratiesysteem.”

Het werk op het secretariaat is uniek, daarover zijn Vincent en Nicole het roerend eens. Vincent: “Ik kom uit de financiële hoek, maar wilde iets doen in de zorg, iets betekenen voor de medemens. Deze baan biedt mij die mogelijkheid. Het is precisiewerk, maar erg leuk om te doen, in een team dat perfect samenwerkt.” 

Nicole: “Het is een drukke en veeleisende, maar ook unieke baan. Ik vind het geweldig om deel uit te maken van de boeiende wereld van de genetica. Wat mij aanspreekt is dat iedereen enorm betrokken is. Iedereen wil het beste voor de patiënt. Dat maakt dat ik ook na ruim twintig jaar nog elke dag met plezier naar mijn werk kom.”