“Als het bij ons stokt, heeft iedereen daar last van”

De monsters komen binnen via de buizenpost, per koerier of worden zelf opgehaald bij het Centraal Diagnostisch Laboratorium in het Maastricht UMC+. In buisjes, in zakjes, in koffertjes, ingevroren op droogijs of op kamertemperatuur. Allemaal voor uiteenlopend genetisch onderzoek in Maastricht of Nijmegen. Judith Heeremans: “Na ontvangst pakken we de monsters uit, sorteren we ze op urgentie en controleren we het aanvraagformulier en materiaal op een vast aantal parameters.”

De Monsterontvangst loopt als een geoliede machine. De ruimte is strak georganiseerd, met voor alles een vaste plek. “Dat moet ook,” zegt Judith, "want als wij een fout maken, kan dat hele vervelende consequenties hebben. Elk monster en elk aanvraagformulier wordt dan ook met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld.”

“In de ideale wereld is elk aanvraagformulier goed ingevuld”, vertelt Judith, “maar helaas is de praktijk weerbarstig. Soms ontbreekt het BSN-nummer of de voorletter van de patiënt, is de afnamedatum niet
ingevuld of is er iets mis met het materiaal (geen, te weinig, verkeerd materiaal, beschadigd of niet op de juiste temperatuur aangeleverd). Of het verkeerde aanvraagformulier is gebruikt. Wij vermelden op elk formulier een indicator, waarna de analist of themaleider bepaalt of het materiaal wel of niet bruikbaar is voor de test. De indicator is ook belangrijk om aan te refereren bij een eventuele afwijkende testuitslag.”

Nadat de medewerkers van de balie Monsterontvangst de formulieren hebben beoordeeld en voorzien van indicator, gaan ze naar het secretariaat voor verdere verwerking en aanvulling. De monsters in al hun soorten en maten, vervolgen hun weg naar het laboratorium, alles volgens strikte protocollen. Judith: “Afhankelijk van monster en type genetische test, zorgen wij voor opslag, voor opsplitsing van het monster in kleinere buisjes, voor de verdere routing op het eigen lab of voor verzending, bijvoorbeeld naar Nijmegen. Uit sommige bloedmonsters moeten witte bloedcellen worden geïsoleerd of plasma afgesplitst. Dat doen wij als medewerkers van de Monsterontvangst zelf."

Judith heeft daarnaast teamleiderstaken. “Het up-to-date houden van de protocollen en schema’s, linking pin tussen leidinggevenden en het team Monsterontvangst, communicatie met de collega’s van het Radboudumc en natuurlijk met alle teamleden.” Het 5-hoofdige team is een mix van jongere en oudere collega’s. “Dat is ontzettend leuk. Bij ons heerst een echte teamgeest. De vervelende klussen zijn voor iedereen en iedereen springt bij waar het nodig is.” Judith maakt bovendien deel uit van het ‘ambassadeursteam’ dat in het leven is geroepen om de Academische Alliantie met de geneticacollega’s van het Radboudumc in goede banen te leiden. “Signaleren waar mensen tegenaan lopen, wat ze nodig hebben om hun werk goed te doen en natuurlijk collega’s enthousiast maken voor de samenwerking en alles wat daarmee samenhangt. Ik heb in mijn loopbaan dit al vaker meegemaakt; ik weet wat erbij komt kijken en vind het belangrijk om het positief te benaderen en mijn bijdrage te leveren aan het slagen ervan.”

De receptie van de Monsterontvangst is het begin van het proces. “Onze rol wordt nog wel eens onderschat”, vindt Judith. “De druk is best hoog, niet alleen qua aantallen en hoeveelheid werk, maar ook het besef dat de laboratoriummedewerkers afhankelijk zijn van ons tempo en de kwaliteit van ons werk. Als het bij ons stokt, op welke manier dan ook, kunnen zij niet vooruit. Het is dankbaar werk en ik beschouw het als een uitdaging om alles goed te laten lopen.”